Solution

Une paie unifiée pour vos concessions, marques et établissements

Un groupe de distribution grandit par rachats, et chaque rachat apporte ses usages, ses contrats IRP AUTO et sa façon de payer les vendeurs. La paie doit suivre cette réalité sans la figer ni la subir.

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Ce qu’un groupe de distribution demande à sa paie

Un groupe qui exploite six concessions de trois marques sur quatre départements n’a pas six problèmes de paie, il en a un seul, décliné en six versions. Chaque établissement possède son SIRET, donc sa DSN, ses effectifs propres pour certaines obligations et parfois son propre contrat IRP AUTO hérité d’une acquisition. Chaque site a son chef des ventes qui transmet les primes à sa manière, son chef d’atelier qui pointe les heures sur un support différent, ses usages en matière de prime de fin d’année ou de jours de pont.

La convention 1090 s’applique partout, mais elle laisse à l’entreprise le soin de fixer ce qu’elle ne prévoit pas : la prime d’ancienneté et le treizième mois (aucune prime conventionnelle, aucune obligation conventionnelle) relèvent des accords ou des usages de chaque société. Un groupe constitué par rachats successifs se retrouve ainsi avec des salariés qui font le même métier, à trente kilomètres d’écart, avec des avantages différents. La paie doit respecter ces différences tant qu’elles n’ont pas été harmonisées, et savoir les faire évoluer quand la direction décide de les aligner.

Ce que nous mettons en place

Un dossier par établissement, une lecture de groupe. Chaque site conserve sa DSN, ses affiliations et ses particularités, mais tout est produit selon la même méthode, avec les mêmes contrôles et le même calendrier. Un vendeur muté de la concession A à la concession B garde son ancienneté, sa garantie mensuelle maintenue pendant 3 mois et ses compteurs, sans qu’il faille refaire son dossier. Un chef d’atelier qui remplace un agent de maîtrise sur un autre site reçoit la prime de suppléance prévue par la convention lorsque les conditions sont réunies.

Un gestionnaire de paie interne au siège, s’il existe, devient notre interlocuteur : il collecte et contrôle les variables des sites, pendant que nous assurons la production, les déclarations et la veille conventionnelle. Ce qui suit décrit les briques de cette organisation et la façon dont elle se déploie sans interrompre la production.

Concrètement

Les briques d’une paie de groupe

Un établissement, une DSN, une méthode

Chaque SIRET a sa propre DSN, ses effectifs déclarés, ses contrats IRP AUTO et, le cas échéant, sa caisse de congés ou son service de santé au travail. Nous tenons ces dossiers séparément parce que la loi l’exige, mais avec un référentiel commun : mêmes rubriques, mêmes libellés, même façon de traiter un vendeur, un apprenti ou un forfait jours. Un bulletin de la concession du sud se lit comme un bulletin de celle du nord.

La collecte des variables par site

Chaque responsable de site dispose de son accès à l’espace client et dépose ses variables : heures de l’atelier, primes de vente validées par le chef des ventes, absences, entrées et sorties. La direction voit tout, chaque site ne voit que le sien. Les délais de dépôt sont fixés une fois pour toutes, et les retardataires reçoivent un rappel avant que la paie du groupe ne soit bloquée par un seul établissement.

Les usages hérités des rachats

Une concession rachetée apporte ses primes, ses jours de congé supplémentaires, son treizième mois versé en deux fois ou son ancienneté maison. Ces avantages survivent au transfert des contrats et doivent être payés tant qu’ils n’ont pas été dénoncés ou remplacés par un accord. Nous les recensons site par site dans un référentiel des usages, nous les appliquons scrupuleusement et nous préparons avec vous, si vous le souhaitez, leur harmonisation progressive.

Le reporting consolidé

Masse salariale, charges, effectifs, heures supplémentaires, coût des apprentis, primes de vente et compléments de garantie, absentéisme : chaque mois, un état par site et un état consolidé, au format convenu avec votre direction financière et votre expert-comptable. Les écritures de paie partent vers la comptabilité de chaque société avec l’axe analytique demandé (marque, atelier, magasin, VN, VO). Vous comparez vos sites sur des bases identiques.

Déroulement

Déployer sans arrêter les paies

Cartographie du groupe

Sociétés, établissements, marques, effectifs par catégorie, conventions applicables (une concession de matériel agricole dans le groupe relève de la SDLM, pas de la 1090), contrats IRP AUTO par SIRET, accords collectifs, usages, outils en place. Cette cartographie révèle souvent des doublons de contrats et des pratiques que la direction ignorait. Lors d’un rachat ultérieur, la même lecture est faite avant la signature, pour repérer ce qui pèsera sur la reprise du site.

Référentiel commun

Nous rédigeons avec vous le référentiel du groupe : plan de rubriques, règles de classification RNQSA appliquées de la même façon partout, barèmes de primes de vente par marque, calendrier de paie, circuit de validation. Ce document sert ensuite de base à chaque nouvelle intégration de site. Il est mis à jour à chaque avenant conventionnel ou décision de la direction.

Reprise site par site

Les établissements sont repris dans un ordre convenu, en général un ou deux par mois pour un groupe de taille moyenne, avec pour chacun la reconstitution des cumuls et des compteurs décrite sur la page /reprise-dossier-paie-garage. Les sites déjà repris tournent normalement pendant que les suivants sont préparés. Aucun mois n’est produit par deux prestataires.

Circuit mensuel

Dépôt des variables par site, contrôle de cohérence par établissement puis au niveau du groupe, validation par la direction ou par délégation, diffusion des bulletins, DSN par SIRET, exports comptables et reporting. Les mouvements inter-sites sont saisis une seule fois et se répercutent dans les deux dossiers concernés.

Là où la paie d’un groupe se dérègle

Le premier dérèglement est le silo. Chaque site a son gestionnaire, son cabinet ou son outil, et la direction reçoit six états qui ne se comparent pas : l’un compte les heures supplémentaires en euros, l’autre en heures, le troisième les intègre dans une prime. Le même mécanicien, décrit de la même façon, est classé à l’échelon 5 sur un site (1 929 €) et à l’échelon 7 sur un autre (1 999 €) parce que deux gestionnaires ont lu le RNQSA différemment.

Le deuxième dérèglement tient aux contrats IRP AUTO. Un groupe qui a racheté quatre sociétés en dix ans détient souvent quatre contrats de prévoyance et de santé avec des garanties différentes, parfois des contrats en doublon pour un même SIRET après une fusion mal suivie. Les cotisations partent, personne ne rapproche, et le jour où un salarié muté a besoin de sa prévoyance, on découvre qu’il est affilié sur son ancien site et radié nulle part.

Le troisième dérèglement concerne les vendeurs. Chaque marque a son barème de primes, mais la garantie mensuelle de l’article 6.04 est la même pour tous et se vérifie sur 6 mois (le mois en cours et les 5 précédents). Un vendeur qui passe d’une marque à l’autre en milieu de période voit sa vérification interrompue si les deux sites ne partagent pas le même historique. Nous conservons cet historique au niveau du groupe, si bien que la mutation ne rompt rien. Les cadres au forfait jours (218 jours, rémunération au moins 25 % au-dessus du minimum) qui interviennent sur plusieurs sites sont suivis pour leurs jours et leurs repos, non pour des heures que personne ne compte.

Les seuils, les instances et les accords

Un groupe franchit des seuils d’effectif que ses sites pris isolément ne franchiraient pas, et certains de ces seuils s’apprécient au niveau de l’unité économique et sociale ou de l’entreprise, non de l’établissement. Les obligations qui en découlent (contributions, instances représentatives, accords obligatoires, déclaration de l’obligation d’emploi) doivent être suivies au bon niveau. Nous alertons la direction avant le franchissement, pas après le courrier de l’administration.

L’harmonisation des statuts est un chantier de direction, pas de paie, mais la paie en est l’instrument. Un accord de groupe sur le treizième mois, une dénonciation d’usage sur un site, une mise en place d’intéressement à l’échelle des sociétés : nous en mesurons le coût avant la décision et nous vérifions, sur les premiers bulletins, que le résultat correspond à ce qui a été négocié. Le conseil sur ces sujets est décrit sur la page /conseil-social-automobile.

Groupe régional, groupe national, groupe ultramarin

La méthode ne dépend pas de la géographie. Les groupes implantés dans les départements d’outre-mer, souvent multi-marques et associés à des activités de location, bénéficient des exonérations LODEOM propres aux employeurs ultramarins, appliquées établissement par établissement. La page /paie-concession-automobile décrit le fonctionnement d’un site pris isolément, et celle sur /paie-location-vehicules les particularités des agences de location intégrées.

Questions fréquentes

Questions des directions de groupe

Faut-il une DSN par établissement ou une seule pour le groupe ?

Une DSN par établissement, identifié par son SIRET, avec les effectifs et les contrats qui lui sont propres. Un groupe de six concessions réparties sur trois sociétés produit donc six DSN mensuelles, chacune rattachée à sa société pour les organismes. Ce que nous unifions, ce n’est pas la déclaration, c’est la méthode de production, le calendrier, les contrôles et le reporting. La consolidation se fait dans les états que reçoit la direction, jamais dans la déclaration elle-même.

Nos sites ont des avantages différents, devons-nous tout aligner avant d’externaliser ?

Non. Les différences héritées des rachats sont légitimes tant qu’elles reposent sur un accord, un usage ou un contrat, et elles doivent être payées. Nous les recensons dans un référentiel des usages par site et nous les appliquons. Si la direction souhaite ensuite harmoniser, nous chiffrons chaque scénario et nous accompagnons la dénonciation ou la négociation, avec les délais que cela suppose.

Comment gérez-vous un vendeur muté d’une marque à une autre en cours de période ?

Par avenant, avec conservation de l’ancienneté et des compteurs. Sa garantie mensuelle est maintenue pendant 3 mois après le changement d’affectation, comme le prévoit la convention, et la vérification sur la période glissante continue avec l’historique de ses primes sur l’ancienne marque. Le nouveau barème s’applique à ses ventes dès la date de l’avenant. Si la mutation entraîne un changement de société, un transfert de contrat est organisé avec reprise intégrale des droits.

Que se passe-t-il lorsqu’un site de notre groupe ne relève pas de la convention 1090 ?

Il est traité selon sa convention. Un groupe de distribution possède parfois une concession de matériel agricole ou de manutention, qui relève de la convention SDLM, ou un atelier de carrosserie industrielle rattaché à la métallurgie. Ces sites conservent leur convention, leurs organismes et leurs minima ; ils entrent dans le même circuit de production et le même reporting, avec un référentiel adapté. La page /paie-materiel-agricole-tp-sdlm explique les différences pour le matériel agricole et les travaux publics.

Pour aller plus loin

Premier contact

Une seule paie pour tous vos sites

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