Solution

Le pôle social automobile de votre cabinet, en sous-traitance

Vos collaborateurs sociaux connaissent quarante conventions et la 1090 leur prend un temps disproportionné pour quelques dossiers. Nous produisons ces paies pour vous, à votre nom si vous le souhaitez.

Demande de contact +33(0)7 82 52 20 32

Les dossiers automobile dans un cabinet d’expertise comptable

Un cabinet de taille moyenne compte, parmi ses clients, quelques garages, une concession ou deux, une auto-école, parfois un centre de contrôle technique ou un loueur. Ces dossiers représentent une petite part du portefeuille et une part disproportionnée des questions difficiles posées au pôle social : cotisations IRP AUTO par catégorie, capital de fin de carrière, échelons RNQSA, garantie des vendeurs, prime de formation-qualification, temps de travail des enseignants de la conduite, durées dérogatoires du dépannage. Le collaborateur qui les traite les découvre à chaque événement.

GCFFS produit de la paie et de l’administration du personnel pour les employeurs des services de l’automobile, rien d’autre. Nous ne sommes pas un cabinet d’expertise comptable, nous ne tenons pas de comptabilité et nous n’en tiendrons pas. Cette position nous permet de proposer aux cabinets une sous-traitance de production sans concurrence sur leur mission principale : vous gardez la tenue, la révision, la fiscalité, le conseil et la relation client ; nous produisons les paies automobile, avec la technicité que la convention exige.

Deux formules : marque blanche ou intervention en direct

En marque blanche, les bulletins, les états et les courriels portent l’identité de votre cabinet. Votre client continue de s’adresser à son collaborateur habituel, qui nous transmet les variables et nous relaie les questions ; nous produisons, nous contrôlons, nous déposons les DSN sous les identifiants convenus et nous remettons les documents au cabinet. Le client ne connaît que vous, et cela nous convient. Un engagement écrit de non-sollicitation de vos clients accompagne la convention de sous-traitance.

En intervention directe, le cabinet nous présente au client comme son partenaire pour la paie automobile. Nous échangeons alors directement avec le dirigeant pour les variables et les questions courantes, et nous transmettons au cabinet les écritures, les états de charges et les provisions selon le format de sa comptabilité. Dans les deux cas, la responsabilité de chacun est écrite, les accès sont cloisonnés et le cabinet conserve la maîtrise de la relation.

Concrètement

Ce que la sous-traitance couvre

Production des paies en marque blanche

Bulletins, DSN, affiliations et radiations IRP AUTO, déclarations d’arrêt de travail, attestations, soldes de tout compte : la production complète des dossiers automobile de votre portefeuille, à votre identité, selon votre calendrier et vos circuits de validation. Vous fixez le niveau d’intervention souhaité, de la simple production sur variables validées par vos soins à la prise en charge de l’ensemble du dossier, questions du client comprises.

Travail sur votre environnement Silae

La plupart des cabinets produisent sur Silae. Nous intervenons sur votre environnement avec un accès dédié, sur les seuls dossiers que vous nous confiez, sans déplacer les données ni changer les habitudes de vos collaborateurs sur les autres dossiers. Le paramétrage 1090 de chaque dossier est audité et corrigé avant la première paie produite par nos soins, et vos collaborateurs peuvent s’en inspirer pour leurs propres dossiers. La page /prestataire-silae-automobile décrit ce contrôle.

Audit des dossiers automobile existants

Avant de reprendre, ou indépendamment de toute reprise, nous relisons les dossiers automobile du cabinet : catégories et taux IRP AUTO, capital de fin de carrière, contributions de branche, échelons, garantie des vendeurs, apprentis, majorations. Vous recevez un rapport par dossier, avec les écarts, leur chiffrage et les régularisations à envisager. Ce rapport vous permet de prendre les devants auprès de vos clients plutôt que d’attendre le courrier de la caisse.

Appui technique à vos collaborateurs

Pour les dossiers que vous conservez en interne, vos collaborateurs peuvent nous soumettre les questions conventionnelles qu’ils rencontrent : positionnement d’un chef d’atelier dans le RNQSA, calcul d’une prime de suppléance, forfait d’un enseignant de la conduite, garantie d’un vendeur muté, apprenti qui change d’année. Les réponses sont écrites, sourcées et réutilisables. Cet appui se contractualise selon le volume, au forfait ou à la question.

Déroulement

Mettre en place la sous-traitance

Demande de contact et périmètre

Vous nous indiquez le nombre de dossiers automobile du cabinet, leur taille, leur outil de production, la formule envisagée (marque blanche ou directe) et ce qui vous a conduit à chercher un appui : charge de travail, départ d’un collaborateur, incident sur un dossier. Un échange entre l’associé responsable du social et nous fixe le périmètre.

Convention de sous-traitance

Le document précise les dossiers confiés, les tâches de chacun, le calendrier, les accès, la confidentialité, la protection des données personnelles des salariés de vos clients, la responsabilité de chaque partie, la facturation et l’engagement de non-sollicitation. Il est rédigé pour être lu et compris par un associé pressé, pas pour être rangé.

Audit et reprise des dossiers

Chaque dossier confié est relu et son paramétrage corrigé ; les écarts constatés vous sont rapportés avant toute production. Les reprises se font dossier par dossier, à un rythme convenu, avec pour chacun un bulletin test comparé au dernier bulletin produit par le cabinet. Le client ne voit aucune interruption.

Circuit mensuel

Les variables arrivent de votre collaborateur ou directement du client, selon la formule. Nous produisons, contrôlons et vous remettons les bulletins pour validation, puis nous déposons les DSN et transmettons les états. Les questions posées par les clients reçoivent une réponse par votre intermédiaire ou en direct, toujours dans le cadre convenu. À intervalle régulier, un point avec l’associé passe en revue les événements marquants, les régularisations effectuées et les dossiers à faire entrer ou sortir du périmètre.

Ce que la sous-traitance change pour le cabinet

La première chose, c’est la fin des recherches conventionnelles à chaque événement. Le collaborateur qui doit rédiger l’avenant d’un vendeur muté, calculer le maintien de salaire d’un cadre malade (100 % pendant 90 jours après l’ancienneté requise), positionner un contrôleur technique dans le RNQSA ou traiter la prime d’intégration d’un ancien apprenti n’a plus à ouvrir la convention et ses avenants pour retrouver une règle qu’il n’applique que deux fois par an.

La deuxième, c’est la fin des incidents silencieux. Une DSN acceptée avec anomalies IRP AUTO, une prévoyance cotisée au taux unique, un capital de fin de carrière absent, un apprenti soumis à des cotisations dont il est exclu : ces erreurs ne se voient pas dans les contrôles habituels d’un pôle social. Elles apparaissent dans les rapprochements que nous faisons avec les relevés de la caisse, et elles sont corrigées avant qu’un courrier ne parvienne au client.

La troisième, c’est un argument commercial. Un cabinet qui peut dire à un concessionnaire que sa paie sera produite par un prestataire dédié à la convention 1090, sous sa responsabilité et à son identité, tient un discours que peu de confrères peuvent tenir. Les dossiers automobile ne sont plus ceux qu’on hésite à prendre.

Ce que la sous-traitance ne change pas

Le cabinet reste titulaire de la mission auprès de son client, conserve la lettre de mission, la facturation du client et la responsabilité contractuelle vis-à-vis de lui ; nous répondons envers le cabinet de ce que nous produisons, dans les termes de la convention de sous-traitance, avec des contrôles écrits : bulletin test avant reprise, relecture des paies, rapprochement avec les relevés des organismes. Les données de paie des salariés de vos clients sont traitées pour votre compte, sous vos instructions et avec des accès limités aux seuls dossiers confiés.

Nous n’intervenons jamais sur la comptabilité, la fiscalité ni les comptes annuels de vos clients, et nous ne prétendons à aucune mission relevant de l’expertise comptable. Nous ne démarchons pas vos clients, ni pendant la relation ni après ; si un client venait à nous solliciter directement, il serait renvoyé vers vous. Cet engagement figure dans la convention.

Pour quels cabinets, et pour quels dossiers

La sous-traitance a du sens pour un cabinet indépendant qui détient une dizaine de dossiers automobile et n’a pas de spécialiste de la convention, pour un groupement qui souhaite mutualiser cette compétence sur plusieurs bureaux, pour un cabinet qui vient de perdre le collaborateur qui connaissait ces dossiers, ou pour un cabinet qui s’apprête à prendre une concession multi-sites. Les dossiers concernés vont du garage de deux salariés à la concession de plusieurs établissements décrite sur la page /paie-groupe-distribution-multi-sites, en passant par les auto-écoles, les centres de contrôle technique et les loueurs. Les cabinets implantés dans les départements d’outre-mer y trouvent aussi la prise en charge des exonérations LODEOM de leurs clients ultramarins. Un contrôle annoncé chez un client se prépare selon la page /controle-urssaf-irp-auto ; la relecture d’un dossier avant reprise suit la page /audit-controle-paie-automobile.

Questions fréquentes

Questions des cabinets

GCFFS est-il un cabinet d’expertise comptable, et donc un concurrent ?

Non. GCFFS est une société de paie externalisée, sans autre activité. Nous ne tenons pas de comptabilité, nous n’établissons ni bilan ni liasse, nous ne délivrons aucune attestation et nous ne revendiquons aucune mission d’expertise comptable. Notre activité s’arrête à la paie et à l’administration du personnel, et sur ce périmètre nous travaillons pour le cabinet, sous sa responsabilité contractuelle envers son client. Un engagement de non-sollicitation de vos clients est écrit dans la convention de sous-traitance.

Comment fonctionne concrètement la marque blanche ?

Les bulletins, les états, les courriers aux salariés et les courriels portent l’identité de votre cabinet. Nous produisons sur votre environnement Silae ou sur le nôtre avec vos modèles, nous déposons les DSN sous les identifiants d’émetteur convenus, et nous remettons les documents à votre collaborateur, qui les transmet au client. Les questions du client passent par lui et nous lui fournissons les réponses. Le client ne voit qu’un seul interlocuteur, le vôtre, et un seul en-tête, le vôtre.

Pouvons-nous ne confier que certains dossiers automobile, ou une seule mission ?

Oui. Le périmètre est libre : tous vos dossiers automobile, seulement les plus techniques (concessions avec vendeurs, auto-écoles, dépanneurs), un seul dossier en difficulté, ou une mission ponctuelle comme un audit, la préparation d’un contrôle ou une reprise de dossier après un rachat. Le périmètre peut évoluer à chaque point périodique.

Comment se passe la facturation entre le cabinet et GCFFS ?

Nous facturons le cabinet, jamais le client final, selon un tarif convenu par dossier et par bulletin, avec des prestations ponctuelles facturées à l’acte. Le cabinet reste libre de sa propre facturation envers son client. La proposition distingue la reprise de chaque dossier, la production mensuelle et les interventions particulières, afin que l’associé puisse mesurer la marge de chaque dossier. Les critères qui pèsent sur ce tarif sont ceux décrits sur la page /tarif-paie-garage.

Pour aller plus loin

Premier contact

Déchargez votre pôle social des dossiers automobile

Indiquez-nous le nombre de dossiers automobile de votre cabinet, votre outil et la formule qui vous intéresse. Nous vous adressons une convention de sous-traitance et un calendrier de reprise.